浅析新《公司法》下行使股东知情权核查财务资料的方法与问题 | 德恒成都研析

何思源 德恒成都律师事务所
2024年09月11日 14:05
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引言:近年来,股东行使知情权纠纷案件大量出现,新修订的《公司法》从制度层面进行了优化和完善。至此,股东知情权从法律制度,到诉讼请求行使知情权都有了比较完整的制度和路径,但小股东在取得知情权利后如何行使反而成为疑难点,特别是小股东行使知情权核查公司的财务资料,本身就是一项非常专业的工作,既有法律行政法规的规制,又需要会计和法律的专门知识与经验,本文从法律和会计维度探讨股东行使财务核查知情权的问题。

01


新《公司法》关于核查财务资料的规定

(一)新《公司法》新增股东有权查阅会计凭证

新《公司法》第五十七条第一款规定“股东有权查阅、复制公司章程、股东名册、股东会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议和财务会计报告”,第五十七条第二款规定“股东可以要求查阅公司会计账簿、会计凭证。股东要求查阅公司会计账簿、会计凭证的,应当向公司提出书面请求,说明目的。公司有合理根据认为股东查阅会计账簿、会计凭证有不正当目的,可能损害公司合法利益的,可以拒绝提供查阅,并应当自股东提出书面请求之日起十五日内书面答复股东并说明理由。公司拒绝提供查阅的,股东可以向人民法院提起诉讼”。


原《公司法》虽然规定股东可以查阅公司会计账簿,但并未将会计凭证纳入查阅范围,会计凭证尤其是原始凭证作为会计账簿的编制基础和依据,能够真实、全面地反映出会计账簿内容的合法性、合理性和真实性,这也造成股东在原《公司法》的框架下行使查阅会计账簿的权利时,对于会计账簿的合法性和真实性均无法确认,因此本次新《公司法》修订时弥补了此条款的不足,从而真正地保障股东知情权的有效行使。需要注意的是,会计账簿和会计凭证关系到公司的财务核心,所以对于这类资料,股东只有查阅权而没有复制权,同时,公司也有权以有非正常目的为由拒绝,股东需要书面申请并说明正当目的才能行使查阅权。


(二)股东行使财务资料核查知情权可以委托专业人士

新《公司法》第五十七条第三、第四款系新增内容。其中,第三款规定“股东查阅前款规定的材料,可以委托会计师事务所、律师事务所等中介机构进行”,第四款规定“股东及其委托的会计师事务所、律师事务所等中介机构查阅、复制有关材料,应当遵守有关保护国家秘密、商业秘密、个人隐私、个人信息等法律、行政法规的规定”。


本条第三、第四款是对《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国公司法〉若干问题的规定(四)》第十条第二款的裁判规则的吸收和优化。其中,第三款的规定打破了以往股东必须亲自查阅的限制,允许股东借助专业机构的力量,更全面地了解公司运营情况,保障其知情权的实现,这一条款的设置旨在减轻股东负担,对于缺乏专业知识的股东而言,委托中介机构进行查阅可以减轻其个人负担,同时避免由于自身能力不足而导致的遗漏或误解。通过中介机构如会计师事务所、律师事务所具备丰富的专业知识和实践经验,能够更高效地分析公司材料,帮助股东发现潜在问题。


第四款则是对第三款所赋予的权利的规制,旨在平衡股东知情权与公司合法权益之间的关系,防止因过度披露信息而对公司造成损害,其同时强调遵守法律规定、保密义务以及合规操作等。


综上,新《公司法》第五十七条第三、第四款的规定为股东查阅公司材料提供了更加灵活和专业的途径,同时也强调了保护国家秘密、商业秘密、个人隐私、个人信息等敏感信息的重要性。这些规定有助于促进公司治理的完善,保障股东知情权的实现,同时维护公司的合法权益。


(三)新公司法将股东知情权延伸至全资子公司

新《公司法》第五十七条第五款规定“股东要求查阅、复制公司全资子公司相关材料的,适用前四款的规定”。


该条款规定将股东知情权的范围扩张至全资子公司,旨在应对当今更为复杂的公司治理形势。当今许多集团化运营的企业都拥有复杂的股权架构和众多全资子公司,且这些全资子公司往往承担着实际经营集团业务及管理集团资产的功能,集团公司仅作为控股平台而存在,此时集团公司的股东往往并不能对下属全资子公司进行有效的管理和监督,因此,穿透查阅规则应运而生。一方面,穿透查阅规则可以确保股东能够全面了解企业的整体运营情况,避免因为信息不对称而导致的决策失误和风险增加,另一方面,在原《公司法》体系下,对于集团公司大股东或控股股东通过全资子公司侵害集团公司及股东利益的这类比较隐秘的不法行为,中小股东存在救济障碍,而穿透查阅规则的产生则为此提供了救济途径,需要重点说明的是,穿透查阅规则与新《公司法》第一百八十九条新增的双重股东代表诉讼的规定是互相配套的,在双重股东代表诉讼中,母公司的股东有权代表全资子公司起诉追究全资子公司的董监高或其他主体损害子公司利益的相关责任,而穿透查阅规则承担了获取诉讼证据的功能。


02


关于核查财务资料的方式和重点

(一)基本核查方法
查账的方法多种多样,鉴于本文重点在于股东知情权的行使,主要介绍其中三种:

1.顺查法,亦称“正查法”,是审计和财务检查中常用的一种方法,其特点在于按照会计核算程序,自原始凭证起始依次审查记账凭证、会计账簿,并最终核对会计报表。这种方法以原始凭证的审查为出发点,按会计账务处理的程序顺序进行核查和分析。

顺查法审查范围广泛,能够全面揭示经济活动中的问题和风险。由于审查过程中注重相关数据之间的核对,因此查账结果较为精确,能够发现会计处理中的错漏与疏忽之处。同时由于按照会计核算程序进行审查,思路清晰,操作简便,易于查对。但顺查法需要对凭证和账簿逐一核对,对人力和时间的要求均较高,由于审查过程较为机械,容易囿于细枝末节,对于重要之处和重大问题(如隐匿真相、欺诈舞弊等)可能无法高瞻远瞩、抓住重点。顺查法一般适用于规模不大、业务简单的单位。此外,在需要全面揭示经济活动中的问题和风险时,也可以采用顺查法。

2.逆查法,又称为倒查法或逆向审计法,是审计和会计核查中一种重要的方法。这种方法的核心在于从会计循环的终端(通常是会计报表)开始,逆向追踪至会计循环的起点(如原始凭证),以审查经济业务的真实性、合法性和准确性。

逆查法减少了无目的性的全面审查,直接针对疑似问题区域进行深入分析,大大节省了时间和精力,由于查账过程具有明确的目标性和针对性,因此能够更快地揭示潜在的问题和风险。但这种方法高度依赖于查账人员的专业知识、经验判断以及对行业特点的深刻理解,主要适用于那些已经掌握一定问题线索或业务量大、流程复杂的企业,能够有效提高查账效率。

3.详查法,作为一种全面且深入的审计方法,其特点在于对查账期间涉及的所有财务凭证、账簿、报表以及相关的经济活动和经济资料进行全面细致的审查。这种方法不仅涵盖了财务数据的直接来源(如凭证和账簿),还延伸到了与经济活动紧密相关的外部文件(如营业执照、合同协议等),从而确保了审查内容的全面性和完整性。

但由于需要审查的数据和资料量大且复杂,因此耗费的时间和人力资源较多,可能导致审计成本上升。全面细致的审查需要较长的时间来完成,可能无法满足某些紧急或时效性要求较高的审计需求。适用于经济业务较少、会计核算简单的企业。

审计和查账过程中存在多种方法,包括但不限于抽查法、核对法、鉴定法、审阅法、分析法、查询法、比较法、盘存法以及计算机审查法等,每种方法都有其独特的适用条件。在实际应用中,查账人员通常会根据具体的查账对象、查账目标以及已掌握的线索和信息,灵活运用并配合使用这些方法,以确保查账工作的全面性和准确性。

(二)账目核对方式
1.账证核对:是会计核对的基础,它指的是将会计账簿中的记录与记账凭证及其所附的原始凭证进行逐一对比,以验证账簿记录的正确性。核对的内容主要包括:
(1)时间一致性:检查账簿记录的时间与记账凭证及原始凭证上的时间是否一致。
(2)凭证字号对应:核对账簿中引用的凭证字号与记账凭证上的字号是否一致。
(3)内容相符:确认账簿记录的经济业务内容与记账凭证及原始凭证上描述的内容是否完全一致。
(4)金额相等:验证账簿记录的金额与记账凭证及原始凭证上的金额是否相等。
(5)记账方向一致:检查账簿中的借贷方向与记账凭证上的借贷方向是否一致。

2.账账核对:是确保不同账簿之间数据一致性的重要步骤,它涉及对各种账簿之间的相关数字进行相互核对。主要包括以下几个方面:
(1)总账与有关账户的核对:检查总账中各账户的余额与对应明细账的余额之和是否相等。
(2)总账与明细账核对:逐一核对总账中的每个账户余额与其对应的明细账余额是否一致。
(3)总账与日记账核对:如现金总账与现金日记账、银行存款总账与银行存款日记账之间的核对,确保数据相符。
(4)部门间明细账核对:会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账之间的核对,确保资产管理的准确性。

3.账实核对:是确保会计账簿记录与实物资产或权利义务实际状况相符的关键环节。它主要包括:
(1)现金核对:现金日记账的账面余额与现金实际库存数的核对,确保现金的安全与完整。
(2)银行存款核对:银行存款日记账的账面余额与银行对账单的核对,通过编制银行存款余额调节表来找出未达账项,确保银行存款记录的正确性。
(3)材料物资核对:各种材料物资明细账的账面余额与材料物资实存数额的核对,通常采用盘点的方式进行。
(4)债权债务核对:各种应收、应付账款明细账的账面余额与有关债务、债权单位或个人的核对,通过函证等方式确认债权债务的真实性。

(三)重点核查科目
1.资产类科目
(1)现金:检查现金的实存数额与账面余额是否相符,是否存在挪用、短缺或溢余的情况。
(2)银行存款:核对银行存款的账面余额与银行对账单是否一致,关注未达账项,并确认银行存款的真实性和完整性。
(3)应收账款:检查应收账款的账龄、坏账准备计提的合理性,以及是否存在虚增应收账款以调节利润的情况。此外,还需关注应收账款的回收情况,确保资金回笼的及时性。
(4)存货:存货是审计中的重点和难点,需检查存货的计价方法是否正确,存货的盘点是否准确,以及存货是否存在价值减损的情况。
(5)固定资产:检查固定资产的入账价值、折旧计提的合理性以及固定资产的处置情况,确保固定资产的账实相符。

2.负债类科目
(1)短期借款:核对短期借款的借款金额、利率、期限等条款是否与借款协议一致,确保借款的合法性和合规性。
(2)长期负债:检查长期负债的形成原因、偿还计划以及利息计提的合理性,关注长期负债的潜在风险。

3.损益类科目
(1)营业收入:检查营业收入的确认是否遵循了会计准则的规定,是否存在提前或延迟确认收入的情况。
(2)营业成本:核实营业成本的计算方法和分摊依据是否合理,关注成本结转的准确性和及时性。
(3)利润:检查利润的核算方法和计算的准确性,确保利润的真实性和可靠性。同时,还需关注利润的分配情况,确保利润分配的合法性和合规性。

4.其他重要科目
(1)在建工程:检查在建工程的进度、资金来源以及转固情况,确保在建工程的合理性和效益性。
(2)待摊费用:关注待摊费用的摊销期限和摊销方法的合理性,防止企业利用待摊费用调节利润。

(四)核查常见问题
1.库存现金长期大额挂账
(1)支出未入账:在日常经营活动中,公司可能会产生大量的现金支出,包括员工报销、采购费用、税费缴纳等。如果这些支出没有及时、准确地记录在公司的财务账簿中,就会导致库存现金的账面余额与实际余额不符,形成长期大额挂账的现象;(2)挪用资金:公司内部的某些人员,如出纳、会计或高级管理人员,可能出于个人利益或其他不当目的,将库存现金挪作他用。这种行为往往隐蔽且难以察觉,因此容易导致库存现金长期大额挂账;(3)大股东虚假出资:大股东在公司设立或增资过程中,可能通过虚假出资的方式骗取公司登记。具体来说,大股东可能以无实际现金或高于实际现金的虚假银行进账单、对账单骗取验资报告,或者将款项短期转入公司账户后又立即转出等方式进行虚假出资。这些行为都会导致公司账面上的库存现金余额虚增。

2.应收账款余额大且账期长
(1)私户收款未入账:部分客户可能要求通过私人账户进行支付,以逃避税务或出于其他非法目的。如果销售人员或收款人员将这些款项私自截留并未将其记录在公司的正式账目中,就会导致应收账款余额增大且账期延长;(2)虚开发票:为了虚增销售收入或满足某些特定的财务指标,公司可能会虚开发票给客户。然而,这些虚开的发票并未真正产生现金流入,因此应收账款会因此累积并导致账期延长。

3.库存商品余额大且借方发生额长期大于贷方
(1)为了掩盖资金流失、虚增资产或进行利益输送,公司可能会虚构采购交易,即将不存在的商品或服务计入库存。这样会导致库存商品余额增大,并且由于虚构的采购交易不断发生,借方发生额(即库存增加额)会长期大于贷方发生额(即库存减少额);(2)利益输送:在某些情况下,公司可能通过虚构采购将资金转移给关联方或特定个人,以实现利益输送。这种不正当的交易也会导致库存商品余额异常增大。

4.应付账款供应商为经营者的关联方
(1)虚构采购:与经营者的关联方进行虚构采购是一种常见的利益输送手段。通过虚构采购合同和发票,公司可以将资金支付给关联方而不必实际购买商品或服务。这样做既能增加公司的经营成本(从而可能减少应纳税所得额),又能将资金转移到关联方手中;(2)利益输送:除了虚构采购外,关联方作为供应商还可能通过提高价格、降低质量等方式进行利益输送。公司支付高额的采购成本,但实际上得到的商品或服务价值远低于支付金额;(3)职务侵占:在某些极端情况下,采购人员或相关管理人员可能利用职权之便,与关联方勾结进行职务侵占,将公司的资金非法转移到个人或关联方账户中。

5.收入、成本倒挂或不匹配
(1)隐瞒收入:为了逃避税收或满足特定的财务指标要求(如降低利润率以吸引投资者),公司可能会故意隐瞒部分销售收入。这会导致成本相对于收入过高,形成收入、成本倒挂的现象;(2)虚假采购:与虚构采购类似,公司可能通过虚假采购来增加成本支出。这样做可以进一步降低利润率或掩盖某些不正当的资金流动;(3)高买低卖利益输送:在某些情况下,公司可能故意以高于市场价的价格购买商品或服务(可能是从关联方处购买),然后再以低于市场价的价格出售给第三方。这种高买低卖的行为可能是为了将资金从公司转移到特定个人或关联方手中进行利益输送。同时,这种行为也会导致收入与成本不匹配。

03


股东行使知情权关于财务资料的规范与责任监督

(一)新修订的《公司法》对于公司财务资料的形成与规范
1.新《公司法》第二百零七条规定“公司应当依照法律、行政法规和国务院财政部门的规定建立本公司的财务、会计制度”,第二百零八条规定“公司应当在每一会计年度终了时编制财务会计报告,并依法经会计师事务所审计。财务会计报告应当依照法律、行政法规和国务院财政部门的规定制作”,第二百零九条规定“有限责任公司应当按照公司章程规定的期限将财务会计报告送交各股东。股份有限公司的财务会计报告应当在召开股东会年会的二十日前置备于本公司,供股东查阅;公开发行股份的股份有限公司应当公告其财务会计报告。

上述条款在原《公司法》的基础上变动不大,主要是从公司建立财务会计制度的要求、财务会计报告的编制及其审计、财务会计报告的提供置备公告等三个方面作出规定,旨在规范公司财务管理、保护投资者利益。

2.新《公司法》第二百五十四条规定“有下列行为之一的,由县级以上人民政府财政部门依照《中华人民共和国会计法》等法律、行政法规的规定处罚:(一)在法定的会计账簿以外另立会计账簿;(二)提供存在虚假记载或者隐瞒重要事实的财务会计报告”。 

本条系在原《公司法》第二百零一条的基础上进行的实质性修订,扩大了公司财务违法行为的法律责任的适用范围,除原有的“在法定账簿以外另立会计账簿”之外,增加了“提供存在虚假记载或者隐瞒重要事实”的内容,此举旨在与审计实务要求相贴合。同时本条也进一步加强了《会计法》的衔接和协调,在后续的公司法修订中,可能也会进一步加强与其他法律的衔接和协调,以确保法律体系的完整性和一致性。

(二)新修订的《会计法》对于公司财务会计的监督和违法行为处罚
1.新《会计法》第二十五条规定“各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度,并将其纳入本单位内部控制制度”,该条款属于新修改,明确在建立健全内部会计监督制度的同时,还需要将内部会计监督制度纳入内部控制制度,同时第三十一条规定也进一步完善了对财政、审计、税务、金融管理等部门的监督工作的要求,一方面要求相关部门在进行监督检查时,需要出具检查结论,另一方面提出各部门应当加强监督检查协作。因此,在股东行使股东知情权的过程中,也可以积极发挥内部会计监督和外部监督检查的作用,维护自身的合法权益。

2.新《会计法》从两个方面加大了对违法行为的处罚力度。一是提高罚款额度:主要针对“不依法设置会计账簿、私设会计账簿等”“伪造、变造会计凭证、会计账簿,编制虚假财务会计报告等”“授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员伪造、变造会计凭证、会计账簿,编制虚假财务会计报告”等几类违法行为;二是新增了第四十七条,将违法信息记入个人信用记录,该规定将会对相关违法人员未来生活造成极大的不利影响。需要注意的是,上述条款在加大处罚力度的同时,仍然保留了“构成犯罪的,依法追究刑事责任”的基本要求。

(三)关于财务会计的刑事责任
《中华人民共和国刑法》第一百六十二条规定“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告,情节严重的,处五年以下有期徒刑或者拘役,并处或者单处二万元以上二十万元以下罚金。单位犯前款罪的,对单位判处罚金,并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,依照前款的规定处罚”。

该罪名是依据《中华人民共和国刑法》及相关修正案设立的,旨在打击经济犯罪,保护国家经济秩序和财产安全。同时,新《会计法》等法律法规也为该罪名的实施提供了具体的法律依据和制度保障。在股东通过行使知情权核实相关违法行为后,可以对相关违法人员进行举报、控告以追究其刑事责任。

04


结语

新《公司法》及新《会计法》的修改,对于保护小股东知情权提供了有力的法律保障措施,公司财务资料的核查是股东行使知情权最重要的手段和途径,但很多时候小股东不具备核查财务资料的专业能力,或者缺乏法律判断,导致小股东在行使知情权核查财务资料时无从下手,面对公司或者控股股东提供的大量财务资料无法分析判断公司的经营情况,无法核查公司及其股东的违法行为与责任。股东行使财务知情权需要依法并通过专业财务和法律人员进行核查,全面分析判断并为小股东维权提供充分准确的依据。

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                                本文作者:何思源


德恒成都办公室 律师

主要从事基础设施建设、新能源、争议解决领域的法律服务
邮箱:hesy@dehenglaw.com
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                                指导老师:谭臻


德恒成都办公室 创始合伙人

四川省律师协会房地产工程委员会委员
四川省信访局信访事项第三方评估专家
成都市律师协会房地产与建设法律专业委员会秘书长

主要从事房地产并购、开发、运营,建设工程总承包与基础设施建设等领域的法律服务
邮箱:tanzhen@dehenglaw.com
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本文由我所律师原创,仅代表作者本人观点,不得视为律师出具的正式法律意见或建议。任何依照本文全部或部分内容所作出的行为而产生的任何后果自行承担。如需转载或引用本文的任何内容,请注明出处。
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